1. Responsable y alcance
Controla es responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través de controlamx.com y de sus servicios de gestión documental. Este aviso aplica a visitantes, usuarios, administradores, invitados y contactos de organizaciones que utilizan la plataforma.
Cada organización cliente conserva la responsabilidad sobre los documentos y datos empresariales que incorpora, comparte o administra dentro de su espacio de trabajo.
2. Datos que tratamos
- Datos de identificación y contacto, como nombre, correo electrónico, teléfono y fotografía de perfil.
- Datos de acceso y seguridad, como identificadores de cuenta, sesiones, invitaciones, roles y permisos.
- Información de empresas, proveedores, expedientes, documentos, fechas de vigencia y responsables.
- Registros técnicos y de auditoría, como fecha, dirección IP, dispositivo y acciones realizadas.
- Información básica recibida de Google y, cuando se encuentre habilitado, Microsoft, si el usuario elige iniciar sesión con uno de esos proveedores.
3. Finalidades
- Crear y proteger cuentas, autenticar usuarios y administrar invitaciones.
- Prestar las funciones de documentos, empresas, proveedores, vencimientos, permisos y auditoría.
- Enviar avisos operativos, de seguridad y de contenido compartido.
- Prevenir accesos no autorizados, investigar incidentes y mantener la continuidad del servicio.
- Atender solicitudes de soporte y cumplir obligaciones legales o contractuales.
4. Servicios de terceros
Controla utiliza proveedores tecnológicos para autenticación, correo, alojamiento, almacenamiento y base de datos. Estos proveedores tratan únicamente la información necesaria para prestar su función bajo medidas de seguridad y obligaciones contractuales.
El acceso mediante Google y, cuando se encuentre habilitado, Microsoft, es opcional. Controla solicita solamente los datos básicos necesarios para identificar la cuenta: nombre, correo e identificador de usuario. No accede al contenido del correo, contactos o archivos personales del usuario.
5. Conservación y seguridad
Los datos se conservan durante la relación con la organización cliente y por el periodo adicional necesario para atender obligaciones legales, seguridad, respaldos y auditoría. Aplicamos controles de acceso por organización y empresa, cifrado en tránsito, registro de actividad y medidas razonables de protección.
Ningún sistema es infalible. Los usuarios deben proteger sus credenciales, activar los controles disponibles y reportar inmediatamente cualquier uso no reconocido.
6. Derechos y contacto
El titular puede solicitar acceso, rectificación, cancelación u oposición al tratamiento, así como información sobre su cuenta. Cuando los datos pertenezcan al espacio de una organización, la solicitud podrá requerir coordinación con su administrador.
Para ejercer estos derechos o realizar preguntas de privacidad, escribe a contacto@controlamx.com. La solicitud debe indicar nombre, medio de contacto y una descripción clara de lo solicitado.
7. Cambios al aviso
Podremos actualizar este aviso para reflejar mejoras del servicio, cambios regulatorios o nuevas medidas de seguridad. La versión vigente y su fecha de actualización estarán disponibles permanentemente en esta página.